Google Meet

Novedades de Google Meet

Hasta el 30 de septiembre del 2020, los clientes de G Suite tendrán acceso gratuito a las funciones avanzadas de videoconferencia de Google Meet, como la capacidad de organizar reuniones con un mayor número de personas (hasta 250 participantes), de hacer emisiones en directo y de grabar llamadas. Después de esta fecha, la disponibilidad de esas funciones la determinará el acuerdo de licencia de G Suite del cliente. Sin embargo, las reuniones que se hayan grabado se conservarán en la unidad de Drive de su propietario.

1	Haz videollamadas y celebra eventos a distancia con los miembros de tu equipo Si los miembros de tu equipo están repartidos por diferentes lugares, Google Meet os permite conectaros en cualquier lugar y momento, desde un ordenador o dispositivo móvil. Haz videollamadas para intercambiar ideas, colaborar en proyectos de equipo, celebrar eventos virtuales, etc. De esta forma, todo el mundo estará en contacto sin tener que desplazarse y sin renunciar a ninguna de las ventajas del cara a cara. Más información Google Meet
2	Haz presentaciones a distancia Si tu equipo y tú no os podéis reunir en persona, usad Google Meet para trabajar con Presentaciones, Documentos y otros tipos de archivos durante una videollamada. También puedes grabar videollamadas para que los usuarios de otras zonas horarias las vean más tarde, y activar subtítulos para que se puedan ver sin sonido. Más información Mostrar contenido durante una videollamada Grabar videollamadas Usar subtítulos en una videollamada Incluir sesiones de preguntas de la audiencia Celebrar eventos a distancia con muchos invitados
3	Edita documentos de equipo en tiempo real ¿Necesitas trabajar con tu equipo a distancia en documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros archivos? No es necesario intercambiarlos por correo electrónico ni manejar varios archivos adjuntos. Tu equipo puede editar archivos a la vez en tiempo real, chatear en los propios archivos y recibir comentarios dirigidos específicamente a ellos en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Los cambios se guardan automáticamente, por lo que los miembros del equipo siempre acceden a las versiones más actualizadas. Más información Documentos Google Chat ​

4

Almacena, comparte y accede a recursos de equipo desde cualquier lugar ¿Te gustaría almacenar y compartir de forma fácil y segura los recursos de tu equipo? Guarda todos los archivos de tu equipo en una carpeta de Google Drive o en unidades compartidas, y compártelos al instante. Cuando alguien hace un cambio, Drive muestra qué archivos se han modificado. Los miembros del equipo pueden acceder de forma segura a los últimos archivos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Más información Drive Unidades compartidas Ver cambios en archivos

5

Comunica la información más reciente a grupos o equipos con muchos miembros Las páginas web son un medio sencillo de compartir información con muchas personas. Puedes seleccionar a tu audiencia y controlar cuándo se publican las novedades. Para poner contenido a disposición de tu organización o del público, crea un sitio web con Google Sites e inserta archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otros formatos desde Drive. Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones también son herramientas importantes para ayudar a tu equipo a estar al día sobre información que cambia minuto a minuto. Hay una gran variedad de opciones para compartir, según el tamaño de la audiencia.  Más información Crear sitios web Insertar archivos en sitios web Compartir archivos públicamente o con más de 100 personas ​

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Simplifica las comunicaciones con listas de distribución para los equipos ¿Necesitas compartir la misma información con miembros del equipo que se encuentran en otras ubicaciones? Crea una lista de correo electrónico con Grupos de Google para facilitar la comunicación en tu equipo. De esta forma, en vez de tener que escribir a cada persona por separado, puedes utilizar la dirección de correo electrónico del grupo para compartir novedades y recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos a la vez. Más información Grupos Unidades compartidas Calendar

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Coordina agendas y planes de proyecto Llevar el control de las agendas y los proyectos de equipo puede resultar difícil, especialmente cuando las fechas de entrega cambian y se añaden tareas de última hora. En Hojas de cálculo de Google puedes crear un plan de proyecto dinámico para organizar el trabajo de tu equipo y controlar su progreso más fácilmente. Los miembros del equipo, sin importar dónde estén, podrán actualizar directamente en tiempo real el estado de su trabajo y no tendrán que dedicarse a buscar el progreso de los demás entre los mensajes de correo electrónico. Como todos ven y actualizan el mismo plan de proyecto, es más fácil distribuir tareas y gestionar agendas que cambian constantemente. Además, podrás ver los comentarios del equipo en tiempo real. Más información Hojas de cálculo​

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Organízate mediante calendarios de equipo Cuando los miembros de un equipo están en diferentes ubicaciones y trabajan en zonas horarias distintas, es todo un reto organizar reuniones en fechas que les vengan bien a todos. Con Google Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para ver cuándo están disponibles, así como crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo. Más información Calendar

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Dota de recursos a tu equipo con salas de equipo o de proyecto Anima a los miembros del equipo que se encuentren en diferentes ubicaciones a crear una sala de Google Chat para mantenerse en contacto. De esta forma, todos podrán relacionarse fácilmente con los demás, compartir ideas sobre proyectos, intercambiar opiniones sobre prácticas recomendadas y fomentar un mayor sentimiento de comunidad. Más información Google Chat

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Reúne información de los miembros de tu equipo o tus clientes ¿Necesitas reunir información de grupos con muchos miembros, como equipos internos o clientes externos? Con Formularios de Google, puedes crear y analizar encuestas desde un móvil o un navegador web. Crea encuestas para saber la satisfacción de tus clientes, recopila comentarios en documentos elaborados por equipos de gran tamaño, envía encuestas de opinión breves y mucho más. Recibirás notificaciones a medida que la gente responda, verás los resultados de las encuestas y podrás resumir datos con gráficos y diagramas en Formularios y Hojas de cálculo.

TELETRABAJO

Herramientas gratis esenciales para teletrabajar

En esta entrada os hablo de las herramientas más básicas para empezar a teletrabajar con buen pie, manteniendo una relación colaborativa y eficiente con tu equipo.

La situación en la adaptación de medidas de eficiencia y productividad

Esto se une a la falta de medidas de conciliación, sólo hay que ver la carrera actual por integrar Planes de igualdad en las empresas.

Tiene que ser una imposición para que se realicen, triste cuanto menos.

Y esto ocurre con el Teletrabajo. El presencialismo, la desconfianza, y la falta de sistemas de calidad eficientes en nuestro país, especialmente en la administración pública, la pyme y el tercer sector, presentan un nuevo reto. 

La situación de emergencia sanitaria provocada por el Coronavirus, está evidenciando las carencias en estos dos aspectos.

Es difícil que te manden a casa, cuando no se tiene claro cuales son los objetivos a alcanzar y las tareas que te corresponden dentro de las acciones de la organización.

No quiero extenderme con esto, por ahora, vago análisis. Ya que hoy vengo ha identificar varias herramientas que pueden facilitar tu labor de trabajo a distancia.

Vamos a ello.

G Suite de Google

La primera alternativa que siempre recomiendo por facilidad y efectividad, es el paquete de herramientas ofimáticas de Google.

Se accede gratuitamente con una cuenta de Google, o lo que mucha gente denomina Gmail. (Esto es sólo la herramienta de correo electrónico).

Con este pedazo de paquete de servicios disponemos para teletrabajar de todo lo necesario.

Google Drive

Es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google vinculada a nuestra cuenta.

A lo largo de los años ha integrado varias herramientas de la marca, y ahora es la joya de la corona.

Con Google drive, no sólo contamos con 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube, y una compatibilidad con cualquier plataforma.

o elejir un plan de pago si necesita mas almacenamiento

Google DOCS

Es una de las herramientas independientes de Google que se integró en Drive. Es decir:

Procesador de textos (un word para los acérrimos de Microsoft)

Hojas de Cálculo (El Excel de Microsoft)

Y presentaciones con Slides de Google (una herramienta bastante más ágil que Power Point).

Además contamos con recursos como Formularios de Google, para crear cuestionarios. (Tengo un curso sobre Forms en YouTube)

O Google Sites, para diseñar sencillas páginas web.

¿Por qué es clave para el teletrabajo?

Sencillo, están creadas de forma nativa como herramientas de colaboración online. Esto hace que sea una delicia usarlas.

¿Cómo las uso?

Cualquier documento (texto, hoja cálculo, presentación, form o site) puedes crearlo, y compartirlo con tu equipo de trabajo, para realizar una edición colaborativa, sincrónica o asincrónica.

Vamos que podéis estar trabajando varias personas en un mismo documento al mismo tiempo, con cambios actualizados en vivo. Esto ya de por sí sola, pero no es todo.

Para el trabajo colaborativo, dispones de diferentes roles de nivel de acceso para miembros, un chat para comunicarse sin salir del documento, y un sistema de comentarios y correcciones, para no invadir el trabajo del otro.

No obstante, que no haya miedo al desastre, ya que guarda un registro de acciones con la persona que lo realizó, y la posibilidad de vuelta atrás. 

Lejos queda el condenado word que pierde el trabajo de una mañana por no darle a guardar.

Calendar y Hangout

Si esta funcionalidad de Drive te parece poco, puedes combinar este trabajo con el uso colaborativo de Calendarios de Google, con eventos compartidos, que automatizan tareas, y, por ejemplo, videoconferencias.

Y hablando de videoconferencias, dispones de Hangouts, para mí, un sistema superior a Skype, más fluido y muy funcional. Que además te permite emitir en directo.

Podrás hacer una conferencia hasta con 10 personas, compartir escritorio para presentar tareas, o usar un documento de drive para realizar las tareas en directo durante la conferencia.

Google Groups

Si la cosa va a ser permanente, te sugiero configurar Google Groups, y evitar saturar tu bandeja de entrada de correos. Podrás organizar tus conversaciones y vincular documentos compartidos.

Servicios informaticos

La importancia del mantenimiento Preventivo.

Existen dos grandes enemigos  de tu PC que son el calor y la humedad. El exceso de calor acelera el deterioro de los delicados circuitos de tu equipo. Las causas más comunes del recalentamiento son el polvo y la suciedad: los conductos de ventilación y los ventiladores tupidos pueden bloquear la circulación del aire en el interior de la cubierta, y hasta la capa de polvo más delgada puede elevar la temperatura de los componentes de tu máquina. Por eso es necesario mantener tu sistema limpio por dentro y por fuera.

La frecuencia con la cual deberías implementar este tipo de mantenimientodepende del ambiente de la computadora básicamente, aunque también se deberá tener presente  la calidad de los componentes de la misma. Si la PC esta en un ambiente extremadamente sucio se debe limpiar en promedio cada tres meses, pero en ambientes limpios de oficina la limpieza se debería realizar en promedio una o dos veces al año.